Tietosuojaseloste

Jäsen- ja yhteystietorekisteri 3.6.2019

1. REKISTERINPITÄJÄ

Etelä-Kuopion vesiosuuskunta, jäljempänä osuuskunta

Tietosuojayhteyshenkilö:
Tenho Ritanen



2. REKISTERIN NIMI

Vesiosuuskunnan jäsen- ja yhteystietorekisteri

3. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Osuuskunnan toimialana on rakentaa, ylläpitää ja hoitaa vesi- ja jätevesiverkostoa ja tarjota vesihuoltopalveluja pääasiassa jäsenille. Osuuskunta voi tarjota vesihuoltopalveluja myös muille vesihuoltolaitoksille.

Henkilötietoja käsitellään jäsenyyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen; jäsenyyden hoitaminen, jäsenetumarkkinointi, koulutukset ja tapahtumat sekä järjestö- ja kampanjatoiminta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat jäsensuhteen hoitaminen, neuvonta, jäsendemokratiatoiminta, jäsenyyssuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä järjestön ja jäsenen oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.

Markkinointi

Jäsenten henkilötietoja käsitellään jäsenten etujen hoitamista ja jäsenpalveluja varten. Jäsenpalveluiden ja -tapahtumien markkinoinnissa tarvitaan jäsenen henkilötietoja palveluiden markkinointiin ja niitä vastaavien palvelujen perustietojen ylläpidossa.

Tiedottaminen ja muu viestintä

Osuuskunta käyttää jäsentietoja järjestön toimintaan liittyvään viestintään.

4. REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Jäsenyyden hallinta

Jäsenyyden hallintajärjestelmään voidaan tallentaa muun muassa alla lueteltuja tietoja:

• perustiedot, kuten henkilön nimi ja henkilötunnus tai syntymäaika
• yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• liittymispäivä

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa jäsenhakemuslomakkeesta ja jäsenpalvelutilanteissa tai teksti- ja sähköpostiviestien yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää ilmoitusten ja jäsensuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.

Lokitiedot tallentuvat tietojärjestelmien käytön yhteydessä automaattisesti.

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRTÄMINEN

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta osuuskunnan ulkopuolelle. Tietoja voidaan luovuttaa osuuskunnan sopimus- ja yhteistyökumppaneille jäsenyyteen liittyvien palveluiden ja etuuksien tarjoamiseksi ja toimittamiseksi.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. REKISTERIN SUOJAUS

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

8. HENKILÖN OIKEUS TARKASTAA ITSEÄÄN KOSKEVAT HENKILÖTIEDOT

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti, kirjallisesti osuuskunnalle.

Tarkastusoikeus toteutetaan noin kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Toimitamme tiedot yhtenä jäljennöksenä henkilökohtaisesti henkilöllisyyden todistamista vastaan.

Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.

9. HENKILÖTIETOJEN OIKAISEMINEN TAI POISTAMINEN SEKÄ REKISTERÖIDYN OIKEUS PYYTÄÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA

Rekisteröidyllä on oikeus korjata ja päivittää itseänsä koskevat henkilötiedot sekä pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista kuten soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty. Lisäksi rekisteröity voi pyytää henkilötietojensa poistamista. Tulee kuitenkin huomioida, että henkilötietojen poistamista rajoittaa se, että osa henkilötiedoista on välttämättömiä jäsenyyteen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi, esimerkiksi yhteydenpidon, laskuttamisen ja osuuskunnan velvollisuuksien hoitamisen vuoksi, eikä tietoja tällöin voida poistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus myös pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin osuuskunta päättää tiedon korjaamisesta. Havaittu virheellinen tieto voidaan korjata, kun osuuskunta on saanut oikean tiedon rekisteröidyltä tai muusta luotettavasta lähteestä.

10. OIKEUS VASTUSTAA KÄSITTELYÄ ERITYISEEN HENKILÖKOHTAISEEN SYYHYN LIITTYEN

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä tietosuojalainsäädännön rajoissa. Vastustettaessa henkilötietojen käsittelyä rekisteröidyn tulee kirjallisesti eritellä ne perusteet, joiden nojalla vastustaa käsittelyä, tämän rekisteriselosteen rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (sivu 1). Osuuskunta voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöäsi laissa säädetyin perustein.

11. HENKILÖN OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseänsä koskevat henkilötiedot, jotka hän on itse toimittanut osuuskunnalle ja joita käsitellään suostumuksen tai sopimussuhteen nojalla, koneellisesti luettavassa muodossa siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista ja turvallista. Henkilötietoja ei koske siirto-oikeus, jos tietojen käsittely perustuu lakiin.

12. OIKEUS PERUUTTAA ANTAMANSA SUOSTUMUS

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn, milloin tahansa, siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu hänen omaan suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

13. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Jäsentietojen käsittelyyn ei kuulu automaattista päätöksentekoa.

14. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Tietoja säilytetään vain aktiivisista jäsenistä ja niistä, jotka käyttävät osuuskunnan palveluita. Tiedot poistetaan, kun oikeudellinen peruste tai käyttötarve lakkaa tai tieto ei ole käyttötarkoitukseen tarpeellinen.

15. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos osuuskunta ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

16. YHTEYDENOTOT

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa voit olla yhteydessä tietosuojayhteyshenkilöön kirjallisesti joko sähköpostitse tai postitse. Katso yhteystiedot rekisteriselosteen alussa kohdasta "1. Rekisterinpitäjä".